¿Como Cumplir Con Hacienda y las Formas 480?

Como muchos saben,Hacienda ha cambiado mucho que sus requisitos de reportarle ciertas transacciones a fin de año. Estos requisitos nos afectan a todos los comercios en Puerto Rico y si no se cumplen adecuadamente pueden tener unos efectos devastadores.

Empezando porque cada informativa qué se tiene que hacer que se supone que se radique antes de febrero 28 de cada año por cada una que no se haga puede ser una multa de $500 y hay que informar un montón de otras transacciones que antes no había que informarse.

Esto es crítico, y para febrero 28 se necesita que se hagan todas estas informativas de forma correcta y se radiquen electrónicamente. Otro tema importante es que todo lo que haya que reportar en unas partidas de contabilidad particular que no se reporte, puede ser que ese gasto en su planilla para proyectos de contribución sobre ingresos se elimine o se limite significativamente, eso quiere decir que transacción que tienen que reportar, si no se reportó, no pueden tomar la deducción o estar limitado de alguna manera u otra.

Lo Que Debes Hacer Para Cumplir con Hacienda y las Formas 480

También el nuevo código pone algunas penalidades criminales por las personas que no han estas cosas de forma adecuada ,por lo tanto, este artículo lo que pretende es darle algunas 8 sugerencias 8 tips de cómo manejar este tipo de información y poder cumplir de manera más ágil con estos requisitos de hacienda.

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1. Pedir la Información a su Suplidor desde el Inicio

La información con tus suplidores la tiene que pedir cada comercio a su suplidor desde el inicio. Esto quiere decir que antes de empezar a pagarle al suplidor desde el primer día, se le pide la información que necesitamos para cumplir con estos requisitos, es decir, usualmente se le pide tres cosas a cada suplido.

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Uno es la verificación de su número patronal, esto se puede hacer a través de la forma ss4 que se emite correspondientemente. Este también se le puede solicitar una forma w9, o mejor aún en esta web se ha creado una forma que se llama active form la cual se puede conseguir donde te hemos indicado, lo que se hace básicamente es que se le solicita desde el inicio toda la información que necesitamos del suplidor para poder hacer las retenciones o las divulgaciones necesarias durante el año y a fin de año.

Por lo tanto al momento de sujetar la información al principio antes de pagar no falles en esto. Obviamente el suplidor tiene interés de que le paguen porque te está dando un servicio o el producto que sea y cuando usted se lo pides antes de pagarle solamente va a cooperar y le vale la información que usted necesite para registrarla en el sistema y poder hacer los pagos y resolver todas las situaciones necesarias.

2. Haga Negocios Solo Con Empresas Serias de Puerto Rico

Haga negocio solamente con negocios serios en Puerto Rico. Todos los negocios se suponen que están debidamente registrados en Hacienda y todos tienen un registro de comerciante en donde básicamente se establece alguna información básica de cada negocio para poder hacer comercio entre entre los mismos.  Cada negocio tiene un certificado como comerciante que se supone que esté visible en las oficinas O las facilidades de cada uno y lo que se sugiere siempre es que se haga negocios con otros negocios que estén debidamente registrados.

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Imagínate que un negocio le empieza a facturar los impuestos y el 4% de servicios profesionales adicional y no está registrado, pues eso quiere decir que si se lo facturó y usted se lo paga, pues no sabemos si él se va a mirar y se lo va a pagar a Hacienda para adelante. Pero como sabemos que cada vez más las transacciones entre negocios se van a estar reportando a Hacienda, usted quiere hacer negocio solamente con otros negocios que estén debidamente reportado y estén al igual que uno tratando de cumplir lo mejor posible con todos los requisitos.

3. Pague Directo Por Cheque o Pago Electrónico

Nuestra sugerencia número 3 es que pague directo, esto quiere decir, que que usted le pague de su cuenta de banco para la cuenta de banco sel surtidor ya sea por cheque o por pago electrónico, pero hagan pago de forma directa para que se quede la transacción registrada en su estado de banco y para que hacienda siempre pueda ir y verificarla si hace falta.

pago por cheque o electronico

Muchas veces muchos comercios pagan muchas cosas con tarjetas de crédito o con ath móvil o con PayPal, o herramientas que no se reconcilian a su contabilidad adecuada o qué poder identificar esos gastos para poder hacer la informativa de fin de año es prácticamente imposible, además de que cuando pagas con tarjeta de crédito, pagas con otros mecanismos probablemente a donde no hiciste las retenciones que quizás tenías que haber hecho porque no pasó por el proceso normal de hacer un pago de la forma completa y bajo las premisas y los controles internos del proceso de cuentas a pagar esté completo.

Por lo tanto si usted tiene que hacer algún pago de los cuales necesite que se reporten a fin de año o que estén sujetos a divulgación para los directos ya sea con cheque o con pago electrónico, pero eso sí, no pagues con tarjetas de crédito o de alguna otra forma porque va a ser prácticamente imposible el poder reportarlo a fin de año y que si no se reporta puede ser que esa deducción sea cuestionada o limitada.

4. Conozca Sus Estados Financieros – Sus Ingresos y Sus Gastos

Lamentablemente se tienen que empapar un poquito mejor de su estado financiero y conocerlos un poco más. Conocer todo ese estado de ingresos y gastos, esos gastos en particular, cierto gato dentro de esos gastos de todo lo que reclamemos como deducción.

conozca sus estados financieros

Dentro de todos estos gastos hay que estar reportándoselo a hacienda. por lo que necesitamos que cada comercio conozca un poco de su contabilidad y se adueñe de su estado financiero, cosa de que cuando manden entre sí alguna factura, el sistema esté a nuestro alcance y se sepa a qué cuenta se va a cargar la cuenta de gastos, y si esa cuenta de gastos requiere que haya una transacción que se divulguen o no.

Por lo tanto nos tenemos que enrollar las mangas nos guste o no y conocer un poquito mejor nuestro estado de ingresos y gastos para así saber cuáles de estos gastos hay que reportar, y que si alguno de esos gastos entra en estas cuentas que están en la sección de la planilla, en donde hay que reportar con más detenimiento para que se sepa que cuando entremos.

Con esto vamos a saber que esas facturas son de esos suplidores que en la sugerencia espnúmero 1, como te habíamos recalcado, tenemos que tener y saber toda la información desde el Día uno del respectivo negocio.

5. Asuma que todo es reportable

Sabemos por la tendencia mundial mundial eque todos los países se está moviendo a un sistema de IVA, donde todo se reporta, todos los ingresos y todos los gastos se reportan mensualmente al fisco. En Puerto Rico pues cada vez más se están reportando más transacciones y más transacciones, y todo se encamina a que a corto plazo se va a terminar reportando todo igual.

asuma que todo es reportable

Por lo tanto nuestra sugerencia es que si tiene duda si algo se reporta, REPORTELO! Asuma que todo es reportable porque si no lo es ahora lo va a ser a corto plazo y lo menos que queremos es que a mitad o fin de año bueno nos pidan más información y recportar más cosas.

Siempre asuma que se va a reportar todo, solicita información desde el día uno de sus suplidores cosas de la información de su planilla completa y que cuando se tenga que soportar tengamos la información. Como éstas reglas cambian constantemente asuma que transacción que usted haga en su planilla la tiene que reportar para que no se ha cuestionado por Hacienda.

6. Usa Herramientas Tecnológicas Optimizadas

La sugerencia número 6 es que usen herramientas tecnológicas. No hagan esto en Excel, ni a papel, ni de memoria. Usan herramientas optimizadas para ingresar toda información requerida de cada suplido. Es muy importante tener un sitio donde uno guarda la forma ss4, el relevo, donde uno pueda verificar el año en que se da ese relevo o que podamos ir para atrás a ver años anteriores.

herramientas tecnologicas

Tener un sitio donde podamos guardar la información de cada suplidor de forma electrónica paperless, para que estos documentos los puede colar en un mismo sitio que emita o imprima o genere estos pagos,  ¿por qué?, porque los pagos al momento de hacerlos se hacen las retenciones y se requiere que se divulguen unas acciones de hacienda.

Usualmente Hacienda no requiere que uno reporte de las facturas según se van recibiendo y demás, lo que ellos quieren es que uno reporte los pagos. Pero esos pagos cuando se hacen ahí es que se ejecutan ciertas instrucciones.

Por ejemplo el límite los $500 o el relevo. Estas cosas constantemente cambian. El límite de los $500 cuando viene de enero 1 ya empezamos a dar los próximos $500, y cuando viene enero uno puede uno, el cliente o el suplidor tener el relevo o no, pues estos sistemas te ayudan automáticamente que el pago y la retención se hagan de la forma correcta, por el % correcto, según el año y por el relevo que se tenga pertinente.

Ejemplo: Usted puede tener una factura de un suplidor de diez mil dólares en el año corriente, el cual tiene el relevo total del 0% (hoy día)  y le envío la factura en diciembre. Pues en diciembre usted le pagó $500, por esos $500 estuvieron sin retención porque los primeros $500 no tienen. Después le pagó $1000, pero de estos $1000 como ya le había pagado $500 pues estos si están sujetos a retención, pero como tenía el relevo, pues la retención es de un 0%. Como a fin de año hay que hacer la informativa de reportar los $1500 , el cual no se le retuvo nada porque tienes el relevo y la información de este tiene que estar en la informativa también.

Ahora bien, ya de esa factura que empezamos en $10000 ya has pagado $1500, el año que viene cuando pagues el resto de esa factura, los 500 vuelven a contarse porque es un nuevo año y por lo tanto si le pagas $500 en enero de ese siguiente año, pues los primero $500 vuelven a estar exentos y el exceso es lo que va a estar sujeto al 10%. Y digo el 10% porque los activos que tenía este suplidor era del año pasado que hay un relevo total, pero al año siguiente no te lo envían o no lo tienen, por lo tanto esa factura, aunque sea la misma factura que era de diciembre se pagó en distintos momentos y estuvo sujeto a distintas retenciones y distintos requisitos de divulgación.

Es casi inhumano el poder tratar de hacer esto en excel o de memoria o en tablitas o a mano. Normalmente se necesitan herramientas profesionales para esto.

7. Consulte Con Sus CPA y Sus Contadores

Consulte con su CPA y sus contadores porque algunas informaciones van cambiando y son sumamente complejas. A modo de ejemplo tenemos clientes que han optado por el método opcional de pagar contribuciones. ¿Esto que quiere decir?

Pues hay proveedores de servicios donde solamente esto le aplica a la gente que provee servicios, en la cuál su mayoría de su fuente de ingreso proviene de brindar servicio en donde se han acogido a un método opcional.

consulte con su cpa o contador

Este método básicamente establece que se paga un porciento en base a la cantidad bruta de las ventas, es decir, que no se reclama en gastos. Se paga una contribución de un porciento más bajo de la cantidad bruta, pero entonces los gastos no son relevantes reportarlos en la planilla porque no se usan para nada.

Por lo tanto si no va a reportar los gastos no tienes innovar tomar las deducciones de esos gastos porque te fuiste por el método siempre pagando sobre la cantidad de riguroso, enotnces no tiene que reportar la transacción, no tienes que llenar las 480 de todos los suplidores porque simplemente no se aplica. Esto a su vez conlleva o complica algunas otras cosas, como por ejemplo, el seguro social. Si usted no detalla sus gastos en la planilla de Puerto Rico, entonces te puede crear una diferencia cuando crees tu planilla federal y no tengas entonces esos gastos que sean iguales en ambas planillas. (No sabremos que va a pasar con esto)

Lo importante es que consultes con tu CPA. Si decidió irse por el método opcional quizás no tiene que preocuparse por ninguno de estos puntos que hemos estado mencionando aquí.

8. No Deje las Cosas Para Ultima Hora

Esta sugerencia número 8, y no menos importante por ser la última,  NO DEJES LAS COSAS PARA ULTIMA HORA. No lo haga porque en enero y febrero cuando las informativas vencen , y si no se hacen a tiempo, estas tienen una  multa automática de $500.

no dejes para ultima hora

No dejes las cosas para última, siga estos consejos, consiga la información de sus suplidores desde el día uno, esto es importantísimo. Cada vez que comercie y contrate con un suplidor, pídale la información y que sea en un sistema, cosa que no haya estar memorizando ni de estar acordándose de todos los detalles  a las retenciones.

Consiga la información para que a fin de año puedas hacer las informativas y radicar todo esto a tiempo, y puedas por ende tomar de manera clara y óptima todas las deducciones en tu planilla. Recuerda que si no los reportas, o si no hiciste las retenciones en el orden que debiste haberlo hecho, te puede costar muchísimo. Al no limitar todos estos gastos, tus ingresos contributivos aumentan.

¿Que pasa si coges tu planilla y le quitas los gastos porque no los reportaste?

Pues entonces tus ingresos contributivos van a ser mayor, tu contribución va a ser aún mayor. Por lo tanto es importante seguir todas estas sugerencias para que a fin de año puedas cumplir, puedas reportar todas las transacciones que deben ser reportadas  y que puedas tomar todas las deducciones que por ley te pertenecen.

Esperamos que estas sugerencias y estos tips les haya sido de gran ayuda. Te invitamos a seguir pendiente todas las actualizaciones que vamos a estar sacando, y que juntos podamos cumplir con hacienda y que todos en el país echemos para adelante!

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